يعتبر كل من شهادة الميلاد والمستخرج من السجل المدني من وثائق الأحوال الشخصية بموجب قانون الأحوال الشخصية (المادة 55 الفقرة 1 الرقم 1 من قانون الأحوال الشخصية (PStG، وهي مستندات لها ذات قوة الإثبات القانونية (المادة 54 الفقرة 1 الجملة 1 و2 من قانون الأحوال الشخصية PStG). إذا تمت الإشارة بصورة إضافية في سجل الولادة إلى أنه لم يتم تقديم وثائق ثبوتية لتحقيق هوية الوالدين، فإن قوة الإثبات القانونية لا تمتد لتشمل هوية الوالدين، وبالتالي فهي لا تشمل أيضاً الاسم العائلي للطفل. ومع ذلك، يثبت المستخرج من السجل المدني بأن الطفل الذي يحمل اسماً شخصياً معيناً قد وُلد في وقت ومكان معينين وينحدر من الوالدين اللذين تم تسجيل بياناتهما.  أما شهادة الميلاد فتقدّم دليلاً كاملاً على نسب الطفل.

إذا كانت المستندات المطلوبة لإصدار شهادة الميلاد غير متوفرة، فلابد لأمانة السجل المدني مع ذلك من أن تقوم بتسجيل الميلاد ومنح الطفل مستخرجاً من سجل المواليد، والذي يُعتبر أيضا مستنداً رسمياً (راجع المادة 55 الفقرة 1 الرقم 1 والرقم 4 من قانون الأحوال الشخصيةPStG ، والمادة 54 الفقرة 1 و2 من قانون الأحوال الشخصية PStG والمادة 35 الفقرة 1 من مرسوم الأحوال الشخصيةPStV ). الشرط هو أن يكون الحصول على المستندات في البداية مستحيلًا أو خارج نطاق القدرة والاستطاعة أو غير متناسب (المادة 9 الفقرة 2 من قانون الأحوال الشخصيةPStG ). يجب توضيح ما إذا كانت إحدى هذه الحالات قائمة وهذا من خلال إجراء مراجعة فردية للحالة.

على سبيل المثال يُعتبر قيام لاجئ معترف به في ألمانيا بتقديم طلب للحصول على جواز سفر طلباً غير معقول. ويُعتبر توفير المستندات اللازمة لتسجيل الولادة أمراً مستحيلاً إذا كانت سفارة البلد الوطن لا تعمل في ألمانيا ولا يمكن للشخص المعني القيام بالسفر لسبب عدم حيازته على جواز سفر. يمكن أن تكون عملية تحصيل المستندات غير متناسبة

 إذا كانت ستكلف الأطراف المعنية مبالغ باهظة (تزيد عن عشرة آلاف يورو). في هذه الحالات، يمكن أيضا أن تحل المستندات الخاصة (شهادات الزواج الدينية، ودفاتر الخدمة العسكرية، والشهادات المدرسية) والإقرارات المشفوعة بيمين من الوالدين أو الأقارب محل المستندات الرسمية (المادة 9 الفقرة 2 من قانون الأحوال الشخصية PStG). يجب مناقشة هذا الأمر مع أمانة السجل المدني في الحالات الفردية.